01
La información vive repartida
Un mismo trabajo, entre email, Excel, carpetas compartidas y dos herramientas más.
Información dispersaQue tu equipo deje de copiar datos y de perseguir información
De varios sitios a uno
Miramos cómo trabaja tu equipo hoy, quitamos los pasos que sobran y conectamos las herramientas que ya usas. Automatizamos lo repetitivo, con IA donde aporta y con pequeñas herramientas a medida cuando hacen falta.
Desde que entra un trabajo hasta que se entrega y se factura, sin perseguir información.
Desde 900 € · Precio cerrado · Por fases · Con lo que ya usas
Email
Excel
WhatsApp
CRM
Servicios
23
Por facturar
11.890 €
Capacidad
80%
ServicioEstado
Servicio #2044 · Agente IA
Nuevo
Tarea creada: inspección inicial
MLServicio #2041 · M. López
Asignado
Servicio #2042 · Agente IA
En curso
ASServicio #2043 · A. Soto
Por asignar
Lo que pasa cada día
Cada empresa es distinta, pero lo que más tiempo se come suele ser lo mismo
Ocho cosas que se repiten en casi todas las empresas que vemos. Desliza: seguro que reconoces alguna.
01 / 08
02
Los mismos datos, dos veces
Alguien los copia de un sistema a otro, varias veces al día.
Doble captura03
Trabajos parados sin avisar
Esperan a alguien, y nadie se entera hasta que el cliente llama.
Sin visibilidad04
«¿En qué punto está esto?»
Los responsables lo preguntan constantemente, caso por caso.
Seguimiento manual05
Documentación que hay que perseguir
Al cliente, al técnico o a una carpeta compartida.
Documentos06
El informe semanal, a mano
Se monta copiando y pegando desde tres sitios. Cada semana.
Reporting07
Terminado no significa facturado
Trabajos que tardan semanas en llegar a facturación. Algunos no llegan.
Cobro08
Nadie sabe cuánta carga hay
Ni por persona, ni cuánto trabajo más se puede aceptar.
CapacidadNada de esto es culpa de nadie. Es lo normal cuando una empresa crece más rápido que sus herramientas. Pero cuesta tiempo, cuesta errores, y te hace depender de que nadie falte a la vez
Cómo cambia esto
Que el trabajo avance sin que nadie tenga que empujarlo
Hoy
Email
Excel
WhatsApp
CRM
Hoy las solicitudes entran por un sitio, el estado está en otro, los documentos en un tercero y la factura sale cuando alguien se acuerda. Conectamos lo que ya usas en vez de sustituirlo todo.
El trabajo administrativo y repetitivo deja de recaer en las personas.
Entras y ves, de un vistazo, qué necesita tu atención de verdad.
Con Rocapia
Informe del viernesPendiente
Aviso de vencimientoPendiente
Caso de un clientePendiente
Registrar la solicitud, asignarla, actualizar el estado, reclamar el documento que falta, preparar el informe, marcar el trabajo como facturable: nada de eso depende ya de que alguien se acuerde.
Las decisiones siguen siendo tuyas. Lo que cambia es que nadie tiene que perseguir información para tomarlas.
Otros ejemplos
Lo mismo vale para el cierre de mes, las compras o el mantenimiento
Cuatro ejemplos de los que más vemos. La misma lógica sirve para ventas, personas, agenda o normativa.
Hoy
Entra por email, teléfono o formulario
Alguien lo lee y decide qué es
Se persigue a mano hasta el cierre
Con Rocapia
Entrada única, clasificada al llegar
El expediente avanza solo de fase
Se factura sin ir detrás del dato
Hoy
Banco conciliado a mano
Caja calculada a ojo
Cierre contrarreloj antes del plazo
Con Rocapia
Banco, contabilidad y cobros conectados
El cruce se hace solo
Solo revisas lo que no cuadra
Hoy
El pago se autoriza por confianza
Pedido, albarán y factura sin cruzar
El descuadre aparece después
Con Rocapia
Los tres documentos se cruzan solos
Si algo no cuadra, el pago se frena
Se revisa antes de que salga el dinero
Hoy
Cada máquina se apunta donde se puede
El mantenimiento depende de la memoria
El aviso llega tarde
Con Rocapia
Una ficha por activo, siempre al día
Alertas ligadas al calendario real
ITV y revisiones avisan con margen
Estos cuatro son los que más vemos, no una lista cerrada. El criterio es siempre el mismo: miramos cómo circula el trabajo hoy, quitamos los pasos manuales y dejamos que avance solo.
Te decimos si merece la pena automatizarlo antes de proponerte nada.
01 / 04
Por dónde empezar
Empieza por lo que más te molesta. Si funciona, ampliamos
Ilustrativo
Entrada y clasificación — lo que llega se registra y se clasifica solo
Trabajos y expedientes — cada trabajo con su estado siempre al día
Asignación y capacidad — se reparte según la carga real del equipo
Seguimiento y alertas — avisa antes de que algo se atasque
Gestión documental — se reclama, se clasifica y se guarda en su sitio
Informes — el informe está hecho sin montarlo a mano
Cierre y facturación — lo terminado llega solo a facturar
1–2 semanas
Desde 900 €
En cualquier nivel puedes añadir
Qué solemos construir
Lo que hay detrás de cada nivel
Integración de aplicaciones
Conectamos CRM, correo, Google Workspace, Microsoft 365 y cualquier sistema con API, para que cada dato se escriba una sola vez.
Asistentes y agentes de IA
Chatbots internos, clasificación de correos, análisis de documentos y búsqueda de información. Siempre con una persona que revisa lo importante.
Automatización documental
Presupuestos, contratos, facturas, informes y actas generados a partir de los datos que ya tienes, sin teclearlos otra vez.
Consultoría de automatización
Antes de construir nada, decidimos qué merece la pena automatizar: lo que de verdad ahorra tiempo o evita errores.
Un caso concreto
Un ejemplo: cómo se vería en una empresa de peritaciones
Entra un trabajo, hay que clasificarlo, asignarlo, seguirlo, documentarlo, cerrarlo y facturarlo. Cambia el nombre (expediente, caso, proyecto, encargo), pero el recorrido es el mismo en un despacho de abogados, una asesoría, una agencia, una ingeniería o una empresa de mantenimiento.
Email
Excel
Chat
Carpeta
Cálculo manual
Servicios abiertos
24
8%Facturación pendiente
2.460 €
12%Vencimientos (7 días)
3
1Distribución de carga
MLMarta López92%
JRJavier Ruiz68%
ASAna Soto40%
Actividad automática
Email recibido y datos extraídoshace 25 min
IA
Expediente creadohace 20 min
Automatización
Perito sugerido según especialidad y cargahace 14 min
IA
Aviso de vencimiento programadohace 9 min
Automatización
Informe resumido para revisiónhace 5 min
IA
Servicio marcado como pendiente de facturarhace 2 min
Automatización
Seguir un expediente
Simula cómo un expediente nuevo avanza automáticamente.
1
Email
2
Expediente
3
Asignado
4
En curso
5
Facturable
M. López · #2041
Asignado
22 jul
J. Ruiz · #2042
En curso
24 jul
A. Soto · #2043
Por asignar
25 jul
P. Cano · #2045
MLMarta López
Ocupado
JRJavier Ruiz
Disponible
ASAna Soto
Disponible
PCPablo Cano
Ocupado
Terminados
18
5Pendientes de validar
4
2Pendientes de facturar
2
1Honorarios por profesional
Marta López1.240 €
Javier Ruiz860 €
Ana Soto410 €
Pablo Cano950 €
El método Rocapia
Cinco pasos, sin proyectos eternos
Cinco pasos, siempre los mismos. Empiezan por entender cómo trabaja tu equipo hoy y terminan midiendo qué ha cambiado.
1
Entendemos cómo trabaja tu equipo
Nos sentamos con quien hace el trabajo y seguimos un proceso real de principio a fin. Calculamos cuánto tiempo y dinero se va hoy, para saber si merece la pena.
Mapa del proceso
2
Detectamos dónde se pierde tiempo
Marcamos los puntos donde se copia, se espera, se pregunta o se rehace.
Tiempo perdido
3
Simplificamos el proceso
Quitamos pasos que no aportan antes de automatizar nada. Automatizar un proceso malo solo lo hace más rápido.
Menos pasos
4
Automatizamos lo repetitivo
Conectamos las herramientas que ya usas (Google Workspace, Microsoft 365, tu CRM), automatizamos las tareas manuales y añadimos IA donde aporta valor. Sin plantillas: cada solución se diseña para tu forma de trabajar.
Primera versión en marcha
5
Medimos el impacto
Comparamos con el punto de partida: horas recuperadas, plazos y trabajos que ya no se atascan.
Medición y evolución
Agustín Losada Pérez
Fundador · Rocapia
Quién soy
Ayudo a que lo repetitivo deje de comerse tu tiempo
He visto los mismos problemas en empresas de sectores muy distintos: mismo Excel, mismos emails, los mismos datos copiados de un sitio a otro... y las mismas horas perdidas. Por eso creé Rocapia, para aplicar esa experiencia de forma directa: procesos más ágiles, costes más bajos y tiempo libre para centrarte en hacer crecer tu negocio, o simplemente en tus hobbies y en estar con tu familia.
Más de siete años mejorando procesos y operaciones en Minsait, EY y KPMG me enseñaron a evitar los proyectos eternos. Soy emprendedor por carácter, marido y padre por vocación. La misma curiosidad que me lleva a aprender cada día es la que pongo al servicio de cada proyecto. Trabajarás directamente conmigo, desde el análisis hasta la puesta en marcha.
Cuando en esta web hablo en plural, hablo de Rocapia: yo ahora mismo, y las personas que se sumen cuando el proyecto lo pida.
Análisis directo
Precio cerrado
Puesta en marcha por fases
Soporte después
Preguntas antes de empezar
No. Nuestra especialidad es cómo se organiza el trabajo, no un sector: lo que entra, cómo se asigna, se sigue, se documenta y se factura. Ese recorrido se repite en asesorías, despachos, ingenierías, agencias, servicios técnicos o mantenimiento, aunque cada uno lo llame de otra forma.
No necesariamente. La prioridad es aprovechar lo que ya funciona y conectar o complementar las herramientas existentes: Google Workspace, Microsoft 365, tu CRM o programa de facturación, con conectores como Make o n8n cuando hacen falta.
No siempre. Usamos IA donde resuelve algo que una automatización normal no resuelve — leer documentos, clasificar solicitudes, resumir información o detectar anomalías. Donde basta una regla, usamos una regla.
Nuestros servicios están pensados para empresas que necesitan más control que un Excel, sin la complejidad ni el coste de un ERP completo.
Una automatización concreta puede completarse en una o dos semanas. Una herramienta interna depende del alcance y suele desarrollarse por fases.
Sí. Es la forma recomendada: escoger un proceso concreto, medir el resultado y ampliar después.
Empezamos siempre por lo más pequeño posible. Si el resultado no compensa, no hay compromiso de continuar.
Rocapia puede encargarse de la monitorización, el soporte y la evolución mediante un servicio mensual.
La titularidad, licencias, infraestructura y tratamiento de datos se definen de forma transparente antes de empezar.
Los datos son siempre vuestros. Si en algún momento lo dejáis, se define de antemano cómo se exportan y se entregan por completo.
Enséñanos el proceso que hoy te frena
En una primera conversación vemos cómo trabajas hoy, cuánto trabajo manual podría desaparecer y si merece la pena arreglarlo ahora.
30 minutos · Sin compromiso · Te decimos con sinceridad si merece la pena
¿Prefieres empezar por los números?